Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

hagel IT-Services GmbH, Spaldingstraße 64-68, 20097 Hamburg, datenschutz@hagel-it.de. Weitere Angaben im Impressum.

2. Diese Website

Die Website setzt keine Cookies, bindet keine externen Schriften, Karten oder Videos ein und verwendet kein Analyse- oder Tracking-Werkzeug. Deshalb gibt es hier auch kein Einwilligungsbanner.

Server-Logs

Beim Abruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, abgerufene Ressource, Browsertyp). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb. Diese Daten fallen beim Auslieferungsdienst Cloudflare an und werden dort nach kurzer Zeit gelöscht.

Beta-Anfrage

Wenn du das Formular auf /beta nutzt, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse ausschließlich zur Beantwortung dieser Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Der Versand läuft über einen Auftragsverarbeiter (siehe Ziffer 5). Es gibt keinen Newsletter und keine Weitergabe an Dritte.

3. Die Anwendung (app.yupana.de)

Yupana verarbeitet Unternehmensdaten im Auftrag des jeweiligen Kunden. Dazu gehören Kontobewegungen, Belegdaten, Vertragsdaten, betriebswirtschaftliche Auswertungen sowie — soweit Microsoft 365 angebunden ist — Lizenzzuweisungen und Anmeldezeitpunkte von Beschäftigten. Diese Verarbeitung erfolgt weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags; verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Kunde.

Zugang

Der Zugang erfolgt über den Microsoft-365-Account des Kunden (Entra ID). Wir speichern dafür Name, E-Mail-Adresse und die Rolle innerhalb der Organisation. Passwörter speichern wir nicht.

Protokollierung

Freigaben, Änderungen und Zugriffe auf sensible Daten werden protokolliert (Audit-Log) — Grundlage ist das berechtigte Interesse an Nachvollziehbarkeit sowie handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten des Kunden.

4. Künstliche Intelligenz

Sprachmodelle werden ausschließlich auf ausdrückliche Anforderung genutzt — es gibt keine automatischen oder zeitgesteuerten KI-Läufe. Übermittelt werden aggregierte Auswertungsdaten (z. B. Positionen einer BWA), keine Kontonummern und keine vollständigen Belegdateien, soweit der Kunde nicht selbst ein Dokument zur Analyse hochlädt. Die Modelle werden mit diesen Daten nicht trainiert. Jede erzeugte Zahl wird vor der Anzeige gegen die Datenbasis geprüft.

5. Auftragsverarbeiter

6. Speicherdauer

Daten in der Anwendung werden gelöscht, sobald der Kunde es verlangt oder das Vertragsverhältnis endet — spätestens 90 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Beta-Anfragen löschen wir spätestens zwölf Monate nach der letzten Kommunikation.

7. Deine Rechte

Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Zuständige Aufsichtsbehörde ist der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit. Wende dich an datenschutz@hagel-it.de — Kunden erhalten einen Datenexport (CSV/JSON) auf Anfrage.