Arbeiten mit Yupana

Die Inbox

Hier liegt, was auf eine Entscheidung wartet: neue Empfänger, unklare Kategorien, Buchungen ohne Freigabe. Jede Karte zeigt Empfänger, Betrag, Datum, die vorgeschlagene Kategorie und wie sicher sich Yupana ist.

• Rechts wischen (oder der Haken): freigeben
• Links wischen: ablehnen — mit Grund, weil der Grund später die interessante Information ist
• Antippen: Details, Beleg, Historie, Sprachnotiz

Die Freigabe trägt immer eine echte Person. Wer freigibt, wählt sich aus der Liste der Freigabeberechtigten — es gibt keine Freigabe „durch das System”.

Kategorien

Kategorien hängen am Empfänger, nicht an der einzelnen Buchung. Änderst du sie einmal, gilt das rückwirkend für alle Buchungen dieses Empfängers und für alles, was künftig kommt. Deshalb lohnt es, im ersten Monat nach Empfänger statt nach Datum zu arbeiten.

Regeln für die Auto-Freigabe

Eine Regel besteht aus Empfänger (oder Empfängerfamilie), Betragsgrenze und verantwortlicher Person. Was sie erfüllt, wird automatisch freigegeben und in der Liste als solches gekennzeichnet.

Sinnvoll für: Hosting, Telefonie, Strom, Miete, wiederkehrende Lizenzen. Nicht sinnvoll für: alles, wo der Betrag springt, und alles unter „Sonstiges”.

Quartals-Review

Alle 90 Tage stellt Yupana die wiederkehrenden Zahlungen zur Rezertifizierung: Wird das noch gebraucht? Ein Klick je Position. Wer „nein” sagt, landet direkt im Kündigungsassistenten.

Der Sinn: Eine Freigabe von vor zwei Jahren sagt nichts darüber, ob die Leistung heute noch gebraucht wird.

Belege hochladen

Unter Dokumente lassen sich Rechnungen, Verträge und Listen hochladen. Yupana liest sie aus, schlägt die Zuordnung zu einer Buchung vor und übernimmt bei Verträgen Laufzeit und Kündigungsfrist. Vor jeder KI-Auswertung steht, was sie ungefähr kostet — bestätigen musst du selbst.